Webbased Facility Management Systeem voor FAMAS

Schone werkruimtes, goede parkeervoorzieningen, beveiliging, de juiste cateringvoorzieningen, afvalverwerking… Goed facilitair management is een uitdaging voor bijna elke organisatie. Het leidt er toe dat klanten en medewerkers zich thuis voelen en optimaal kunnen presteren. Het Tilburgse bedrijf FAMAS begrijpt dit als geen ander. Om de secundaire processen van bedrijven zo soepel mogelijk te laten verlopen, ontwikkelt en levert FAMAS een Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) onder de productnaam FAME. FAME is een webbased softwareoplossing, die modulair is opgebouwd. Het biedt meer dan twintig aparte modules voor onder andere bezoekersbeheer, gebouw- of ruimtebeheer, reserveren van zalen en dienstverlening, inkoop, meerjarenonderhoudsplanning, reparatiebeheer, sleutelbeheer, wagenparkbeheer en nog veel meer. FAME is interessant voor bijna alle bedrijven vanaf zo’n vijfentwintig medewerkers. En wat bijna niemand weet: al bijna tien jaar worden de .Net programmeurs van Grafi Offshore ingezet voor de ontwikkeling van dit mooie webbased systeem.

Een stukje geschiedenis

FAMAS is in 2005 opgericht door Ben Kassels. In die tijd ontstond al het eerste contact tussen FAMAS en de toenmalige Belgische vestiging van Grafi Offshore. “Het begon met een aanvraag om een website te bouwen”, aldus Ben Kassels. Hiervoor vulde ik bij drie partijen online een contactformulier in. Het antwoord van Grafi Offshore kwam snel. Op het antwoord van de twee andere partijen wacht ik nog steeds!” De website werd in korte tijd naar tevredenheid opgeleverd en vormde het begin van een langdurige samenwerking. Twee jaar later had FAMAS een partij nodig die de software van FAMAS kon ombouwen naar een webbased systeem. Er werd een pilot opgezet, die naar tevredenheid verliep. De samenwerking op het gebied van Virtuele Detachering was geboren.

Virtuele Detachering? Wat is dat eigenlijk?

Virtuele Detachering houdt in dat programmeurs van Grafi Offshore worden ingezet op een ontwikkeltraject, waarbij de klant zelf de programmeurs aanstuurt. De term ‘virtueel’ wordt gebruikt omdat de programmeurs zich niet fysiek op de locatie van de klant bevinden, ze worden op afstand aangestuurd. Een goede formule voor FAMAS, die via Virtuele Detachering een paar .Net programmeurs voor zich laat werken.

Zelf programmeurs aansturen? Hoe werkt dat in de praktijk?

“Zelf de programmeurs aansturen werkt voor ons heel goed.”, aldus Ben Kassels. “Natuurlijk moet je rekening houden met een verschil in de manier van werken tussen Nepal en Nederland. Daarom ben ik voor de start van het project naar Nepal afgereisd om de mensen te leren kennen, de cultuur te begrijpen en de mensen uit te leggen wat voor mij een prettige manier van werken is. Voor Nepalezen is het bijvoorbeeld moeilijk om ‘nee’ te zeggen. Als je dat niet begrijpt, loop je telkens tegen misverstanden aan. Aan beide kanten moet je dus wel begrip en respect voor elkaar tonen en het proces zo inrichten dat je aan beide kanten zo effectief mogelijk werkt.”

Fysiek op afstand, maar toch dichtbij

“Er is bijna elke dag contact via Skype met de programmeurs. Dan nemen we de werkzaamheden van de dag door, we bespreken de voortgang en eventuele problemen. We maken geen ingewikkelde boekwerken, dat werkt niet. De werkzaamheden worden opgedeeld in kleine brokjes, zodat het overzichtelijk blijft.” Voor het bijhouden van de projectvoortgang, feature requests, bugs, etc. gebruikt FAMAS een planningstool van Grafi Offshore. “Eigenlijk doen we niet aan maatwerk. FAME is een standaard systeem. Alle nieuwe functionaliteit die we er bij ontwikkelen stellen we vervolgens voor iedereen beschikbaar. Als het voor één bedrijf handig is, kan het ook voor andere bedrijven nuttig zijn.”

En hoe bevalt de samenwerking?

“Zeer goed!”, zegt Ben Kassels enthousiast. “De samenwerking verloopt erg soepel. Ik waardeer vooral de openheid en bereidwilligheid om problemen op te lossen. Niet elke programmeur is hetzelfde, met dezelfde wil en drive om dingen voor elkaar te krijgen, maar er komt altijd een oplossing!” Ook wordt het tijdverschil met Nepal (de fysieke locatie waar de programmeurs zich bevinden) als een voordeel ervaren. In de middag, als de mensen in Nepal al naar huis zijn, blijft er tijd over om zonder afleiding andere dingen te doen.

Inmiddels werken de programmeurs van Grafi Offshore al bijna tien jaar via Virtuele Detachering voor FAMAS. Een mooie mijlpaal, waar we erg trots op zijn.